PDF→Excel変換が実際にやっていること
変換ツールはPDFのテキストレイヤーを読み、行と列を判定して表計算ファイルに書き出します。表のセルがそのままスプレッドシートのセルになります。
再計算は行わず、書式も作りません。仕上がりの精度は、元ファイルのレイアウト次第です。
うまくいくケース
Excel、Word、会計ソフト、レポートツールから書き出したデジタルPDFは、テキストを選択でき、表の構造も見えるため、きれいに変換できることが多いです。
- 罫線のある明細表を含む銀行明細や請求書
- 業務ソフトから出力したレポート
- カーソルでテキストを選択できるPDF
- 見出しがはっきりした1列の表
うまくいかないケース
スキャンした文書は紙の画像であり、抽出できるテキストがありません。出力は空になるか文字化けします。先にOCR（光学文字認識）をかける必要があります。
複雑なレイアウトも崩れます。結合セル、複数ページにまたがる表、回転したページ、多段組みのレイアウトはまず保持されません。
カーソルでPDF内のテキストを選択できない場合、そのファイルにはテキストレイヤーがありません。変換しても使える表にはなりません。
仕上がりを良くするコツ
使う前に出力を確認してください。とくに数値、日付、通貨記号は必ず見ます。
最大のリスクは数値です。桁区切りやマイナス記号が隣の列に入ることがあります。使う数字は必ず抜き取り確認してください。
- 長い文書はページ範囲を区切って変換する
- 合計値と行数をPDFと突き合わせる
- 列のずれはスプレッドシート側で直す
- 元のPDFは参照用に残しておく