การแปลง PDF เป็น Excel ทำอะไรจริง ๆ
ตัวแปลงจะอ่านชั้นข้อความของ PDF ตรวจจับแถวและคอลัมน์ แล้วเขียนลงไฟล์สเปรดชีต แต่ละช่องของตารางจะกลายเป็นหนึ่งเซลล์ในสเปรดชีต
ไม่มีการคำนวณใหม่และไม่มีการสร้างรูปแบบขึ้นมาเอง ผลลัพธ์จะสะอาดเท่ากับเลย์เอาต์ของไฟล์ต้นฉบับ
กรณีที่ได้ผลดี
PDF ดิจิทัลที่ส่งออกจาก Excel, Word, โปรแกรมบัญชี หรือเครื่องมือทำรายงานมักแปลงออกมาดี เพราะเลือกข้อความได้และตารางมีโครงสร้างที่มองเห็น
- รายการเดินบัญชีและใบแจ้งหนี้ที่มีตารางตีเส้น
- รายงานที่ส่งออกจากระบบธุรกิจ
- PDF ที่เลือกข้อความด้วยเคอร์เซอร์ได้
- ตารางคอลัมน์เดียวที่มีหัวตารางชัดเจน
กรณีที่ใช้ไม่ได้
เอกสารที่สแกนมาคือภาพของกระดาษ ไม่มีข้อความให้ดึงออก ผลลัพธ์จึงว่างหรือเพี้ยน ไฟล์เหล่านี้ต้องผ่าน OCR (การรู้จำอักขระด้วยแสง) ก่อน
เลย์เอาต์ซับซ้อนก็พังเช่นกัน เซลล์ที่ผสานกัน ตารางที่คาบหลายหน้า หน้าที่หมุน และงานจัดหน้าหลายคอลัมน์ แทบไม่เหลือโครงเดิม
ถ้าเลือกข้อความใน PDF ด้วยเคอร์เซอร์ไม่ได้ แสดงว่าไฟล์ไม่มีชั้นข้อความ และการแปลงจะไม่ได้ตารางที่ใช้งานได้
ทำให้ผลลัพธ์สะอาดขึ้น
ตรวจผลลัพธ์ก่อนนำไปใช้ โดยเฉพาะตัวเลข วันที่ และสัญลักษณ์สกุลเงิน
ตัวเลขคือความเสี่ยงหลัก ตัวคั่นหลักพันหรือเครื่องหมายลบอาจไปอยู่ผิดคอลัมน์ ควรสุ่มตรวจทุกตัวเลขที่จะใช้
- เอกสารยาวให้แปลงเป็นช่วงหน้า
- เทียบยอดรวมและจำนวนแถวกับ PDF ต้นฉบับ
- จัดคอลัมน์ที่เหลื่อมใหม่ในสเปรดชีตทีหลัง
- เก็บ PDF ต้นฉบับไว้เทียบ